L’Editoriale del 9 maggio 2024 ha ricordato che la conservazione è un’operazione di trattamento e che i dati personali vanno conservati per un tempo limitato, anzi, per l’arco temporale minimo necessario al perseguimento della finalità dichiarata.

In questa tornata ci soffermiamo sul valore giuridico della determinazione dei tempi di conservazione.

I dati personali sono elemento integrante della “persona”; essi caratterizzano l’individuo nella sua singolarità, cioè, enucleandolo dalla collettività mediante l’evidenza dei tratti distintivi.

L’ordinamento giuridico tutela tale stato, nella dimensione nota come personalità individuale. La tutela della personalità mira ad assicurarne un libero sviluppo (art. 2, Cost.) anche tramite il riconoscimento giuridico di un presidio di riservatezza della dimensione sia individuale (personalità, protezione dei dati personali, art. 8, Carta) che di contesto (tutela della vita privata, art. 7, Carta).

L’uso dei dati personali da parte di terzi causa un’interferenza alla dimensione riservata del contesto individuale tale da richiedere una specifica regolamentazione: la disciplina per la protezione dei dati personali.

Effettività d’uso

Per rispondere alle evidenti esigenze della “società dell’informazione”, assicurando la legittima condivisione delle informazioni, il legislatore giustifica l’uso di dati personali da parte di terzi a condizione che questi dati soddisfino un’utilità effettiva, anziché un bisogno ipotetico o teorico. Di conseguenza, l’utilizzo dei dati personali è ammesso quando esso è strettamente funzionale (cioè, è necessario) al perseguimento di uno scopo lecito.

Il requisito dell’effettività d’uso si esprime in termini di:

• Funzionalità, nel senso che l’uso viene giustificato se esso è “necessario” per il perseguimento della specifica finalità lecita e dichiarata; come testimoniato da ciascuna delle cinque basi giuridiche dell’articolo 6 del GDPR, in aggiunta a quella del consenso dell’interessato (principio di necessità e di finalità specifica)
• Proporzionalità, perché trova giustificazione giuridica solo l’uso di quei dati che risultano necessari per il conseguimento della finalità, senza eccedenze (principio di minimizzazione)
• Temporalità, in quanto i dati personali possono essere utilizzati da terzi solo per l’arco temporale minimo necessario per soddisfare la finalità perseguita (limitazione della conservazione).

Di conseguenza, la limitazione della conservazione dei dati personali è principio direttamente funzionale alla tutela della personalità, in quanto la conservazione limitata circoscrive l’impatto che l’uso dei dati personali da parte di terzi provoca ai diritti e alle libertà fondamentali degli interessati.

La violazione di questo principio – rappresentata dalla mancata indicazione dei tempi di conservazione o dei criteri determinativi degli stessi oppure derivante dalla non proporzionalità di tali termini – costituisce una lesione alla personalità individuale.

Continua…