Nelle precedenti puntate dell’Editoriale sono stati esaminati i seguenti profili in materia di conservazione dei dati personali:
- Inclusione della conservazione dei dati tra le operazioni di trattamento e la limitazione della conservazione per l’arco temporale minimo necessario al perseguimento della finalità dichiarata (Editoriale del 9 maggio 2024)
- Il valore giuridico della determinazione dei tempi di conservazione (Editoriale del 23 maggio 2024).
In questa tornata ci soffermiamo su alcuni limiti temporali – raccolti secondo un criterio esemplificativo dei casi più diffusi e generali – a supporto della realizzazione di quel “dizionario dei tempi di conservazione dati” che ciascun titolare dovrebbe realizzare e aggiornare, per poter rispondere adeguatamente alle prescrizioni del GDPR sul registro dei trattamenti, le informative agli interessati e le istanze di accesso.
Alcuni di questi tempi sono dettati da norme, altri, da provvedimenti del Garante, altri ancora sono desunti da prassi ritenute corrette.
Casi esemplificativi
Prescrizione quinquennale o decennale
Costituiscono norme di sistema, gli articoli 2946 (prescrizione ordinaria decennale per l’esercizio dei diritti) e 2948 c.c. (prescrizione breve quinquennale, in generale, per i pagamenti periodici con scadenza annuale o fissata in termini più brevi, compreso il pagamento delle fatture).
Ad esempio,
- i dati personali necessari per l’esercizio dei diritti derivanti da obbligazioni contrattuali potranno essere conservati per dieci anni successivi alla cessazione del contratto (art. 2946 c.c., cfr. provv. dell’11 dicembre 2019, web n. 9244365); in tal senso è previsto dal codice di condotta per le agenzie per il lavoro per i dati trattati nell’ambito dei rapporti di somministrazione di lavoro (11 anni dalla cessazione del rapporto di lavoro, cioè, «tenendo conto del termine di prescrizione ordinario (…) con l’aggiunta di un anno, termine tecnico necessario affinché la cancellazione venga completata»)
Continua…
