Il Comitato europeo, nelle linee guida 04/2019 pubblicate il 20/10/2020 dopo la consultazione pubblica nella definitiva versione 2.0, si è soffermato anche sul concetto di protezione dei dati personali “per impostazione predefinita” o, nella locuzione inglese, “by default”.
Il concetto non è di agevole “presa” e merita qualche approfondimento.
Sintesi
Significato
Il termine “per impostazione predefinita” si riferisce ai valori di configurazione o alle opzioni di elaborazione impostate o prescritte nella realizzazione di un progetto di trattamento di dati personali; vale a dire, quelle regole di partenza – non necessariamente limitate al contesto tecnico – che calibrano al livello minimo la quantità di dati personali da raccogliere, l’entità del loro trattamento, il periodo di conservazione e la loro accessibilità. In breve, il concetto “by default” è l’espressione operativa del principio di minimizzazione sancito dal regolamento che così recita:
«1. I dati personali sono:
(…)
- c) adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati («minimizzazione dei dati»);» [art.5.1 c)].
Operativamente, quindi, come requisito di base il titolare del trattamento tiene in considerazione i seguenti profili di:
- Quantità dei dati
- Portata del trattamento
- Durata della conservazione
- Accessibilità limitata.
Cioè il titolare farà in modo di
- non raccogliere più dati del necessario
- non trattare i dati raccolti più di quanto sia necessario per il perseguimento della finalità dichiarata
- non conservare i dati più a lungo del necessario e
- non far accedere ai dati coloro che non ne hanno necessità.
Minimizzazione e necessità
Il principio di minimizzazione e quello di necessità sono strettamente correlati, l’uno sostanzia e rende operativo l’altro.
Il processo logico-attuativo del principio consta dei seguenti passaggi di pertinenza del titolare:
- Verifica di necessità – il titolare si accerta che per il perseguimento del fine stabilito occorrano inevitabilmente dati personali e che essi siano rilevanti; quando non necessari, provvede alla loro cancellazione o anonimizzazione
- Limitata identificabilità – giudica se si può procedere lungo il percorso dell’intero processo con dati con minore livello di identificabilità oppure offuscarli, memorizzando le chiavi di identificazione separatamente dalle altre informazioni
- Minore dettaglio – verifica se lo stesso scopo possa essere raggiunto con informazioni aggregate o meno dettagliate
- Minore quantità – valuta se la finalità può essere soddisfatta con un minor quantitativo di dati personali anche utilizzando tecnologie aggiornate e adeguate per ridurre al minimo i dati
- Accesso limitato – modella il trattamento dei dati in modo tale che un numero minimo di persone abbia bisogno dell’accesso ai dati personali per svolgere i propri compiti e, di conseguenza, ne limita l’accesso.
